审计需要计算机做些什么?计算机能为审计做些什么?对这个问题进行探讨, 对于正在建设的"金审工程"和审计信息化建设具有一定的现实意义。计算机能为审计做些什么, 或者说计算机在审计领域会有哪些方面的运用, 本文就此从三个方面进行探讨。
一、审计管理 审计机关可以利用计算机协助审计行政管理和内部控制。可以利用计算机编制年度审计计划, 统计分析审计计划的执行情况, 安排审计任务和资金分配。在进行时间预算时可以利用计算机统筹安排日程。还可以利用计算机对审计档案进行有效的管理。利用计算机字处理功能编写审计报告, 可以使审计报告的格式、措辞等更为标准、规范。审计人员可以利用计算机编制审计计划、审计工作底稿, 进行审计分析, 查询有关法规条例, 可以是高效率, 提高准确率。
( 一 ) 审计文书处理。这是计算机在审计领域初级的, 也是最基本的运用, 其他方面的运用都是建立在这个基础上的。一个审计审计项目实施阶段结束后在审计报告阶段, 从审计报告草稿 到正式的审计决定, 大体相同的内容至少要抄写六次, 算上每次的草稿, 一般要在十次左右。应用计算机先进的文字处理技术, 审计报告草稿一经形成后, 每次修改调整均可在计算机中进行, 大大提高了效率, 缩短了时间, 减少了多次抄写的数字差错。
( 二 ) 审计统计业务。大量繁杂的审计统计报表的编制、汇总和分析由计算机来完成, 这是目前审计系统运用最多、最广泛的一个方面, 运用得也比较早。现在县以上审计机关都已基本普及, 大大提高了审计统计报表的准确性和时效性。
( 三 ) 审计法规查询。审计的法律法规、财经制度和通则、准则的查询、引用是审计工作中非常烦心的一件事。建立审计法规库, 通过计算机查询, 使审计人员既省了心, 又避免了法律法 规引用的错误, 做到快捷准确。现在的问题是权威的审计法规库 尚未建立起来, 购买中国法律大全一类的光盘, 一方面价格过高, 另一方面就审计而言适用性不强。
( 四 ) 审计档案管理, 随着时间的推移, 审计文书、审计档案越来越多, 给保管特别是查阅带来了很大的不便。一方面每年形成的审计档案必须移交档案室(馆)保管, 一方面每次对被 审计单位的审计, 都必须调阅上一次审计的资料。利用计算机进行管理、查询或检索就方便多了。但这是一个审计领域的系统工程 , 前提是要实现审计公文计算机处理, 实现计算机辅助审计。没有这两个提前, 那么只能是低层次上的计算机文件检索。
( 五 ) 审计数据库业务。建立审计数据库可以使审计机关更有效的利用审计资料, 完成审计任务。审计人员可以利用审计数 据库随时检索、查询、调阅有关审计管理的历史资料, 历年的审 计报告和审计工作底稿, 国家有关法规、规章和制度, 独立审计准则和有关审计规范, 企业的内部控制制度等, 建立审计数据库 能极大地提高审计效率。
( 六 ) 审计资料管理。审计资料主要是指审计机关所辖审计对象的基本情况、经济活动情况和年度财务会计报表等。通过对 这些资料的科学分析, 可以及时掌握本地区经济运行、经济秩序 和财经法规执行情况, 更重要的是通过这些资料的分析来确定审计项目单位, 从而做到审计抓重点单位, 抓影响经济运行的重点问题。
( 七 ) 审计行政管理, 指审计特点不明显的计算机运用方面主要是计算机公文处理、人事管理、会计电算化、电子邮件、审计网站等。在这些方面, 只要有计算机的审计机关, 都多少做了些运用, 只是运用的程度不同。
二、辅助审计
( 一 ) 计算机辅助审计的含义
‘计算机辅助审计, 是指审计机关、审计人员将计算机作为辅助审计工具, 对被审计单位财政、财务收支及其计算机应用系统实施的审计。由于审计的特殊性, 即审计对象的非结构性特征, 决定了计算机审计不可能像电算化会计一样整个核算过程基本上由软件控制计算机按部就班完成。审计人员的主观判断、工作经 验等是完成审计任务的主要因素, 计算机技术只能是辅助性的工具。
计算机辅助审计包含两个层次的内容。
第一个层次是指在审计业务中利用Exle、Foxpro、Word 等电子表格、数据库、字处理常规软件中的一些功能, 或审计人员自编的一些小程序, 帮助审计人员计算、复算、复核、分析审计数据, 主要目的是节约审计时间、提高效率、增加准确性、减轻 劳动量。例如 , 用电子表格软件审核工资表, 复算固定资产折旧提取的正确性, 复核材料成本差异科目;在项目审计中利用Word、Wps等字表处理软件, 将全部的审计工作底稿均输入到 计算机中, 在编写审计报告时仅需调用底稿文件、稍加修改即可完成;自编简单的小程序对往来款项进行账龄分析。另外, 借助工程预决算软件对投资项目进行竣工决算审计也属这类。
第二个层次是指利用专门的辅助审计软件进行项目审计。这个层次也有两种类型:
一是主要用于审计情况汇总。在开展行业审计时, 根据审计工作方案, 编制专门的审计汇总软件, 自下而上, 从审计底稿开始 , 对审计情况进行逐级汇总。好处在于能全面、准确汇总反映审计情况, 防止错漏和人为调整上报情况, 便于统一定性、统一处理。如审计署统一组织的工商银行系统审计、国税系统审计就采用了这种方式。
二是主要用于协助审计人员对专门项目, 用专门的审计方法进行比较全面、系统的审计。这是辅助审计的主流。近几年, 审计署和地方各级审计机关编制了大量的这方面的审计软件, 有不少软件还通过了审计署的评审, 在各级审计机关不同程度的投入了使用。如:预算执行审计软件、投资审计软件、银行审计软件、税务审计软件、海关审计软件、行政事业审计软件等,但是, 老实说真正成熟、适用的审计辅助软件还不多。
( 二 ) 计算机辅助审计的优势
相对于手工操作, 计算机辅助审计具有以下优势:
1、计算机辅助审计有助于提高审计工作的效率, 提高审计的正确性与准确性, 降低审计成本, 也使审计人员从冗长乏味的计算、复核、核对、比较工作中解放出来。
2 、计算机辅助审计可帮助审计人员扩展审计的范围。通过计算机辅助审计可以直接对企业全部的会计资料进行审计, 无论其资料是以书面形式保存还是储存在计算机系统的磁媒介或其他储存器中, 可使审计的范围由书面向其他媒介扩展。
3 、计算机辅助审计具有相当大的机动灵活性。运用该技术审计人员使用微机就能对会计事项进行全面、迅速、经济、有效地分析。
( 三 ) 计算机辅助审计的应用范围无论哪个行业的计算机辅助审计都应该而且也能够做到对下列几个方面的内容进行审计:
1 、评审被审计单位会计电算化软件的内控功能。审计人员在对电算计化会计资料进行审计时, 首先要评审会计软件的内控功能及其执行情况。目的在于确定审计人员依赖这些软件控制的程度, 以减少为检验系统执行而进行数据实质性测试的范围。经评审, 便于确定审计重点, 缩短审计时间, 节约审计成本。
2 、验证会计资料总体的完整性。常规手工审计中极少对企业会计资料总体进行验证, 因为手工完成一个规模较大的被审计单位的会计资料的总体验证几乎是不可能的, 至多只能对某些会计科目进行账账、账表核对。而审计经验告诉我们, 对会计资料进行总体验证是重要的。
3 、协助审计人员进行抽样审计。在评审内部控制制度的基础上进行抽样审计是审计理论和实践都证明了的以制度为基础的科学的审计方法。该方法在符合性、实质性测试中都运用到统计抽样, 而计算机辅助审计技术正可在此领域大显身手。
4 、异常数的排查和高价值样本的抽取。大量的会计处理是被审计单位日常性的会计事务, 不可能也没必要每笔业务都详细审计到, 审计人员最关心的是一些异常数,如, 应收款项的贷方 发生额, 现金、银行存款的红书等不合常规的会计事项; 另外, 对单笔金额超过审计人员预先设定的一定数额的样本, 即高价值样本, 审计人员也是最关心的。运用计算机辅助审计技术就能对会计数据库进行分析, 排查出异常数和高价值样本, 提供审计人员进一步分析查证。
三、网络审计
网络审计这种提法, 以及把网络审计单独划分为一类虽然不是很准确, 容易产生网络审计可以不依靠审计人员主观的分析判断的歧义 , 但为了与常规的辅助审计区别开来论述, 本文姑且这样称之。网络审计是计算机运用在审计领域的高级阶段 , 与常规 的辅助审计有很大的不同。网络审计也可划分为两种形式:一种是基于国家信息化工程、国民经济运行系统基础之上的。即经过一定的程序, 把特定的网络审计软件联入国家信息化 工程的国民经济核算系统, 从而对国民经济运行情况, 主要是对按照宪法和审计法规定属于审计范围的部分 , 如财政、税务、海关、金融、保险、证券、国家投资、社会保障资金等的运行情况进行同步的审计监督和监控。我认为,这是国家审计信息化建设工程,即"金审工程"建设应该达到的基本目标。根据国家信息化建设规划 , 国民经济运行的各个组成部门将逐步纳入国家信 息化系统,"金审工程"作为国家信息化建设的首批重点工程 , 与"金财工程"、"金税工程"、"金关工程" 、"金卡工程"等统一规划、同步建设, 为实施对国民经济的运行情况和对重点部门、重点行业、重点单位、重点资金的网络同步审计监督、监控奠定了基础, 创造了条件。网络同步审计监督、监控软件应具备以下功能 : 一是分析功 能 , 对国民经济运行情况按照审计分析方法及时进行分析 , 向审 计人员输出分析结果。二是提示功能 , 对不合常规、不符合财政 财务会计法规的异常数及时提示 , 以便审计人员进一步查证;对超过审计人员预先设置的一定数额的资金运行情况进行排查统计, 提示审计人员引起注意。三是止付功能, 对审计人员预先设置的各种类型的严重违反财经法律法规, 可能给国家造成难于挽
回的重大损失的事项, 立即启动止付功能, 使资金暂时不能在有关环节运动, 并立即报警审计人员克期处理。
另一种是基于网络财务为代表的财务管理信息系统、电子商务基础之上的。
电子商务无疑将成为网络经济时代的商务主流方式和企业生 存方式。电子商务是网络经济的基础 ,. 其特点是不再依靠纸面文件以及单据的传送 , 而是借助于计算机和信息技术、网络互联技术和现代通讯技术来全面实现电子化的交易和结算过程。传统审计对象的本质是财务收支及其有关的经营管理活动, 而在电子商务中, 企业的财务收支及其有关的经营管理活动的特点发生了巨大的变化, 各种业务隐性化和数字化, 使舞弊行为更易发生;此外现代审计赖以存在的内部控制制度也出现了新特点, 传统手段 无法对新环境下的内部控制进行评审, 也就无法得出正确的审计结论。因此, 在电子商务条件下审计财务收支及其有关的经营管 理活动就必须采用相应的网络审计方法。首先, 所有会计软件都必须建立标准的审计数据接口, 使得不同格式的数据能够在审计时转换成同一格式, 为审计软件所认识, 从而节省审计人员的时间和精力, 提高审计效率。这个问题已有法规依据, 《审计署关于计算机辅助审计的暂行办法》第七条规定:"为便于审计机关实施计算机辅助审计, 审计机关应当要求被审计单位的计算机应用系统给审计留有数据接口和必要的工作空间, 该数据接口应当能将计算机应用系统中应用的数据转换成审计机关指定的格式输出"。现在的关健问题是落实, 审计署应介入财政部会计软件的评审, 没有符合标准的审计数据接口和必要工作空间的会计软件不得通过评审。其次, 也是最重要的是要明确规定, 实行电子商务的被审计单位的网络系统中, 必须设立一个审计终端, 审计时可将审计人员的计算机作为一个特殊的用户连人企业电子商务和财务核算网络中, 通过专门的网络审计软件, 对企业经济活动、财务会计核算、有关指标管理、往来账项、历史数据等进行审计查询和分析。根据需要也可以对重, 点企业实施网络同步监督、监控。当然应该注意的是对审计人员的计算机终端设定的权限是只能查询不能修改。
